Cómo escribir lo que necesitas antes de pedir una cotización de software

Julio tiene una empresa de mantenimiento de aires acondicionados y decidió que ya era hora de tener su propio sistema. Llamó a tres proveedores y a los tres les dijo lo mismo: "quiero algo para controlar todo". Le llegaron tres cotizaciones: una de $800, otra de $4,000 y otra de $15,000. No estaban cobrando de más ni de menos. Cada uno entendió una cosa distinta por "todo". Cuando lo que pides es vago, las cotizaciones no se pueden comparar. Esta guía te ayuda a escribir lo que necesitas en una o dos páginas, antes de pedir precio.

No necesitas saber de programación

Lo que un buen proveedor necesita de ti no es tecnología. Es tu negocio: qué pasa, en qué orden, quién lo hace y dónde se traba. Tú eres quien más sabe de eso. La parte técnica la pone quien construye.

Tampoco tiene que quedar perfecto. Un documento sencillo, con tus palabras, vale más que una lista de funciones copiada de internet.

Si no puedes explicar un proceso en una hoja, el problema todavía no es de software: es de proceso. Y conviene descubrirlo antes de pagar.

Paso 1: empieza por el dolor, no por la solución

Muchos arrancan diciendo "quiero una app con tal pantalla". Mejor empieza por lo que te está costando hoy. Escribe tres frases así:

• "Hoy perdemos tiempo en ___ porque ___."
• "Cada semana se nos escapa ___."
• "Si esto funcionara, dejaríamos de ___."

En el caso de Julio podría quedar: "Hoy perdemos tiempo asignando visitas porque los técnicos reciben la lista por WhatsApp y no sabemos quién terminó. Cada semana se nos escapan cobros de visitas que nadie reportó."

Con eso, cualquier proveedor ya sabe por dónde va.

Paso 2: cuenta el proceso como una historia

Describe el camino de principio a fin, en pasos numerados. Por ejemplo:

1. Un cliente llama o escribe para pedir una visita.
2. La recepcionista anota sus datos y el problema.
3. El encargado asigna un técnico según la zona.
4. El técnico va, trabaja y toma fotos.
5. Se cobra en sitio o se manda factura.
6. Si hay garantía, se agenda una revisión.

Para cada paso, anota quién lo hace y qué información necesita. Aquí salen solos los datos que el sistema tiene que guardar.

Paso 3: separa lo indispensable de lo deseable

Este paso es el que más baja el precio. Haz tres columnas:

La primera columna es tu primera entrega. Lo demás se cotiza aparte, y decides después si lo quieres. Así no pagas de entrada por cosas que quizá nunca uses.

Paso 4: di con qué te tienes que conectar

Anota todo lo que ya usas y no piensas dejar:

• Tu sistema de contabilidad o tu contador externo.
• Tu facturación electrónica, si la usas.
• Hojas de cálculo que alguien actualiza a diario.
• Una pasarela de pagos, un banco, algún equipo.

Y aclara si quieres reemplazarlo o conectarlo. Muchas veces conectar sale más barato y duele menos.

Paso 5: pon números reales

El proveedor necesita dimensionar. No hace falta exactitud, basta con órdenes de magnitud:

• ¿Cuántas personas lo van a usar? ¿Desde la oficina, desde el celular, en la calle?
• ¿Cuántos clientes, productos o registros tienes hoy?
• ¿Cuántas sucursales o bodegas?
• ¿Cuántos movimientos al día, más o menos?

"Diez usuarios, unos 2,000 clientes, 40 visitas al día, dos sucursales" dice muchísimo en una línea.

Paso 6: pon fecha y rango de presupuesto

Mucha gente esconde su presupuesto para "no dar ventaja". El resultado suele ser el contrario: te proponen algo que no puedes pagar o algo que se queda corto. Si dices "tengo entre $2,000 y $5,000 y lo necesito en tres meses", el proveedor puede decirte qué cabe en ese rango y qué se deja para después.

Si de verdad no sabes cuánto invertir, dilo así. Es una respuesta honesta y un buen proveedor te va a orientar.

Paso 7: adjunta lo que ya tienes

Esto ahorra horas de reuniones:

• Fotos de los formatos de papel que usas hoy.
• Tu hoja de cálculo principal (puede ir con datos de ejemplo).
• Capturas de pantalla del sistema viejo.
• Un ejemplo de factura, recibo u orden de trabajo.

Un formato en papel explica mejor que diez párrafos qué campos necesitas.

Una plantilla que puedes copiar

• Quiénes somos: giro, tamaño, cuántas personas.
• El dolor: tres frases del paso 1.
• El proceso: pasos numerados, con quién y qué información.
• Lo indispensable: la primera columna.
• Lo deseable: las otras dos.
• Conexiones: qué usamos y si se reemplaza o se conecta.
• Números: usuarios, registros, sucursales.
• Fecha y presupuesto: aunque sea un rango.
• Anexos: formatos, hojas, capturas.

Manda el mismo documento a todos los proveedores. Solo así las cotizaciones se pueden comparar.

En resumen

• Empieza por lo que te duele y cuéntalo con tus palabras, no con tecnicismos.
• Describe tu proceso paso a paso, con quién lo hace y qué información usa.
• Separa lo indispensable de lo deseable: lo primero es tu primera entrega.
• Da números y un rango de presupuesto; esconderlos te juega en contra.
• Envía el mismo documento a todos para poder comparar en serio.

Si te cuesta escribirlo, no pasa nada: para eso sirve la primera conversación. En Control Máximo empezamos cualquier proyecto de software a la medida con una llamada sin costo para entender qué haces y dónde se te va el tiempo, y de ahí sale una propuesta por escrito que puedes leer con calma y comparar con otras.