Cómo evaluar una propuesta y un presupuesto de desarrollo de software

Sofía tiene sobre el escritorio dos propuestas para el sistema de su empresa de limpieza. Una es de tres páginas y dice $3,500. La otra es de doce páginas y dice $6,000. Su primer impulso es irse por la barata. Pero al leer con calma descubre que la de tres páginas no dice cuándo se entrega, no menciona capacitación y tiene una línea que dice "cambios adicionales según tarifa vigente". De pronto ya no está tan segura de cuál es la barata. Evaluar una propuesta de desarrollo no es comparar el número de abajo. Es entender qué estás comprando exactamente.

Lo que toda propuesta seria debería decir

Antes de mirar el precio, revisa que estén estas partes. Si falta alguna, pídela por escrito.

1. Qué se va a construir. En palabras que entiendas, no en jerga técnica.
2. Qué NO incluye. Tan importante como lo anterior.
3. En cuántas entregas. Y qué trae cada una.
4. Cuánto cuesta cada entrega. No solo el total.
5. Fechas. Aunque sean aproximadas, por etapa.
6. Cómo se aprueba cada entrega. Quién la revisa y con qué criterio.
7. Qué pasa con los cambios. Cómo se cotizan y quién los autoriza.
8. Puesta en marcha. Carga de datos, capacitación, acompañamiento inicial.
9. Qué pasa después. Soporte, mantenimiento, costo mensual si lo hay.
10. De quién es lo que se entrega. Tus datos, el sistema, el acceso.

Una propuesta vaga no es más barata: es una propuesta que todavía no te ha dicho cuánto cuesta.

Compara lo mismo contra lo mismo

Si mandaste el mismo documento a todos los proveedores, ya tienes medio camino ganado. Ahora arma una tabla sencilla:

Llénala tú, con lo que dice cada propuesta. Donde quede un hueco, es una pregunta para el proveedor.

Señales de alerta

Algunas frases merecen una segunda lectura:

• "Todo incluido" sin decir qué es "todo".
• "Según tarifa vigente" para los cambios, sin decir cuál es esa tarifa.
• Un solo pago al inicio por el proyecto completo.
• Ninguna fecha, o una sola fecha al final.
• "El código queda en nuestros servidores" sin explicar cómo accedes tú a tus datos.
• Precios que bajan mucho cuando dices que otro cotizó menos, sin quitar nada del alcance.

Ninguna de estas es necesariamente mala intención. Pero todas son puntos donde, más adelante, pueden aparecer costos que no estaban en tu cuenta.

Señales de que la propuesta es seria

Del otro lado, esto suele indicar que el proveedor sabe lo que hace:

• Te dijo que algo no hacía falta. Un proveedor que te baja el alcance en vez de subirlo está pensando en tu problema.
• Precio cerrado por etapa. Sabes cuánto cuesta cada entrega antes de que empiece.
• Entregas cortas que se ven funcionando. No tres meses de silencio.
• Preguntas incómodas en la reunión. Si te preguntó cosas que no habías pensado, entendió tu negocio.
• Hablas con quien lo va a construir, no solo con un vendedor.

Cómo leer el precio

Una vez que el alcance es comparable, ahora sí mira los números. Algunas ideas:

• Calcula el costo del primer año, no solo el desarrollo: suma soporte, hospedaje y mensualidades.
• Compara contra lo que te cuesta el problema. Si el trabajo manual te cuesta $3,000 al año, un sistema de $6,000 se paga en dos.
• Desconfía de las diferencias enormes. Si uno cobra el triple que otro por el mismo alcance, alguien entendió otra cosa. Pregunta.
• Pregunta qué cuesta crecer. Agregar una sucursal, un módulo o un usuario más.

Un ejemplo ilustrativo con números redondos: la propuesta A cuesta $3,500 más cambios sin tarifa. Si durante el proyecto pides cinco ajustes a $300 cada uno, ya son $5,000, y la B, a $6,000 con cambios cotizados antes, ya no se ve tan lejos. Lo que no sabes es cuánto costarán los cambios en A. Esa incertidumbre también es un costo.

Preguntas para hacer antes de firmar

Llévalas a la reunión y pide las respuestas por escrito:

• ¿Qué pasa si una entrega no es lo que esperaba?
• ¿Puedo ver el sistema funcionando desde la primera entrega?
• Si pido algo que no estaba, ¿cómo me lo cotizan y cuándo lo apruebo?
• ¿Quién me capacita y cuántas sesiones incluye?
• Si mañana decido irme, ¿cómo me llevo mis datos y en qué formato?
• ¿Qué pasa si el proyecto se atrasa por su lado?

En resumen

• Revisa que la propuesta diga qué se hace, qué no, en cuántas entregas, cuánto y cuándo.
• Compara lo mismo contra lo mismo con una tabla que llenes tú.
• Frases vagas como "todo incluido" o "según tarifa" son preguntas pendientes.
• Precio cerrado por etapa y entregas que se ven son buenas señales.
• Calcula el costo del primer año y compáralo con lo que te cuesta el problema.

En Control Máximo, cada proyecto de software a la medida empieza con una propuesta por escrito que dice qué se construye, en cuántas entregas, cuánto cuesta cada una y para cuándo. Si en el camino pides algo que no estaba, se cotiza aparte y lo apruebas tú. Así puedes compararla con cualquier otra con la calma que merece.