Producción y comisiones por doctor: cuentas claras en tu clínica

Es fin de mes y el endodoncista asociado pregunta, con toda educación, cuánto le toca. La dueña de la clínica abre una hoja de cálculo, busca en la agenda qué pacientes atendió, cruza con los recibos, se da cuenta de que dos tratamientos se cobraron pero no se terminaron y uno se terminó pero no se ha cobrado. Tres horas después tiene un número, pero no está segura de que sea el correcto. Y él tampoco. Pagar comisiones no debería ser un ejercicio de arqueología.

Primero, un catálogo que no se discuta

Todo empieza en la lista de tratamientos que ofreces. Si cada quien cobra "más o menos" lo mismo por una resina, las comisiones nunca van a cuadrar. Tu catálogo debe tener, para cada tratamiento:

• Nombre claro y una categoría (preventiva, restauradora, endodoncia, cirugía, ortodoncia, estética).
• Precio de lista.
• Porcentaje de comisión que se paga al profesional que lo realiza.

Algunas clínicas usan un solo porcentaje para todo; otras varían según el tratamiento, porque no es lo mismo una profilaxis que una cirugía de implante. Lo importante es que esté escrito antes de que se haga el trabajo.

También conviene definir un porcentaje por defecto para cada profesional, que aplica cuando el tratamiento no tiene uno propio.

Convenios y descuentos

Si trabajas con aseguradoras, empresas o convenios, regístralos con su descuento. Y define desde el principio una pregunta que causa muchos pleitos: ¿la comisión se calcula sobre el precio de lista o sobre lo que realmente se cobró? Cualquiera de las dos puede ser justa. Lo que no es justo es decidirlo a fin de mes.

Una regla de comisiones que se inventa el día de pago siempre le parece injusta a alguien.

Qué se comisiona: lo realizado, no lo agendado

Hay tres momentos en la vida de un tratamiento: se presupuesta, se realiza y se cobra. La comisión más limpia se calcula sobre lo realizado, porque es el trabajo que efectivamente hizo el profesional. Algunas clínicas prefieren pagar solo sobre lo realizado y cobrado; es más conservador, pero hay que dejarlo claro.

Para que funcione, cada tratamiento realizado debe tener asignado al doctor que lo hizo. Parece obvio, pero un tratamiento sin doctor asignado es una comisión que nadie va a cobrar y un número de producción que no aparece en ningún lado.

Liquidar sin dudas

Cuando llega el día de pago, el proceso debería ser:

1. Ver el resumen del período por doctor: cuánto produjo (bruto) y cuánto le corresponde de comisión por lo realizado y aún no liquidado.
2. Liquidar: cerrar ese monto como una liquidación, para que esos tratamientos no se vuelvan a contar el mes siguiente.
3. Marcar como pagada cuando el dinero efectivamente salga.
4. Guardar el historial, para que cualquiera pueda revisar qué se pagó y cuándo.

Dos detalles importan mucho aquí. Primero, quien cobra la comisión no debería ser quien la liquida: el doctor asociado puede ver lo suyo, pero pagarse a sí mismo no. Segundo, cada doctor debería ver su propio avance durante el mes, no solo el día de pago; es su sueldo y tiene derecho a saber cómo va, sin ver lo que ganan sus colegas.

Los números del mes que sí conviene mirar

Una vez que cada tratamiento realizado tiene su doctor y su precio, aparecen los reportes que de verdad sirven para dirigir la clínica:

• Ingresos del mes, comparados con el mes anterior.
• Producción por doctor: cuánto facturó cada profesional en tratamientos realizados.
• Tratamientos más vendidos: qué haces más y qué te deja más.
• Comisiones pendientes y pagadas en el período.

Pongamos el caso de Raúl, que tiene una clínica con tres profesionales. Al mirar la producción por doctor durante tres meses seguidos, vio que el ortodoncista tenía la agenda llena, pero sus tratamientos producían menos por hora que los de la doctora general, porque muchos controles se estaban cobrando por debajo de la lista. No cambió a nadie; ajustó el precio de los controles en el catálogo y dejó de aplicar descuentos que nadie había autorizado.

Errores comunes

• Comisiones en una hoja aparte, desconectada de lo que realmente se hizo.
• Porcentajes de palabra, que cambian según quién los recuerde.
• Tratamientos sin doctor asignado, que no suman a nadie.
• Pagar lo presupuestado en vez de lo realizado.
• No guardar el historial de liquidaciones.

En resumen

• Empieza por un catálogo con precio y porcentaje de comisión escritos de antemano.
• Define si la comisión va sobre lista o sobre lo cobrado, y aplícalo siempre igual.
• Comisiona lo realizado, y asegúrate de que cada tratamiento tenga su doctor asignado.
• Liquida, marca como pagado y guarda el historial; cada doctor ve lo suyo y no se liquida a sí mismo.
• Usa la producción por doctor y los tratamientos más vendidos para decidir, no para adivinar.

En la app para clínicas dentales de Control Máximo el catálogo guarda el precio y el porcentaje de comisión de cada tratamiento, las comisiones salen de lo que cada doctor realizó y se liquidan desde una sola pantalla. Los reportes te muestran los ingresos del mes, los tratamientos más vendidos y la productividad por doctor, y todo se puede exportar a Excel.