Abonados e instalaciones: ordena tu ISP y deja atrás el Excel

Es día 3 y la hoja de cálculo tiene 640 filas. Hay clientes repetidos porque alguien los copió dos veces, una columna de "pagado" con equis y colores que solo entiende quien la llena, y un comentario que dice "OJO: este tiene dos antenas". Cuando don Pedro llama a reclamar que le cortaron, nadie sabe si el corte era para su casa o para el local que tiene a dos cuadras. Si tu ISP se ve así, el problema no es el Excel. Es que estás llevando personas cuando lo que vendes son servicios.

La persona no es el servicio

Casi todos los ISP pequeños empiezan igual: una fila por cliente, su nombre, su teléfono, su plan y cuánto paga. Funciona mientras cada cliente tiene un solo servicio. El día que alguien contrata un segundo punto, empieza el desorden.

Pongamos el caso de Marta, que tiene internet en su casa y otro en la tienda de abajo. En la hoja aparece una sola vez, con "2 servicios" en una nota. Ahora responde rápido:

• ¿Pagó los dos este mes o solo uno?
• Si la tienda se atrasa, ¿cortas la casa también?
• ¿Cuál de los dos vence el 5 y cuál el 20?

Con una fila por persona, esas preguntas no tienen respuesta limpia. Con una fila por instalación, sí.

Se corta el servicio, no la persona. Si tu sistema no distingue entre las dos cosas, vas a cortar de más o cobrar de menos.

Qué debe tener cada instalación

Cambia la forma de pensar: el cliente es el dueño del contrato, y cada instalación es una ficha aparte con su propia vida. Como mínimo, cada una lleva:

1. El plan (cuántos megas, o si es solo TV, o internet y TV juntos).
2. La zona donde está, para saber qué técnico la atiende y qué equipo la alimenta.
3. El precio que paga, que no siempre es el de lista.
4. Su próximo vencimiento, que es la fecha que manda sobre el cobro y el corte.
5. Su estado: activa, suspendida, en instalación o dada de baja.

Si hoy tienes todo eso repartido en tres hojas distintas, un cuaderno del técnico y la memoria de la persona de oficina, ya encontraste de dónde salen la mitad de tus problemas.

Internet y TV en el mismo contrato

Muchos proveedores de cable empezaron con TV y agregaron internet, o al revés. El error común es llevar cada cosa en un lugar distinto: una lista para el cable, otra para el internet. Al final el mismo cliente recibe dos cobros, dos recordatorios y dos visitas del técnico.

Lo sano es que el abonado de TV y el de internet se traten igual: se cobra, se vence y se suspende con las mismas reglas. Si un cliente tiene los dos servicios, que estén bajo el mismo contrato, cada uno con su ficha. Así ves de un vistazo todo lo que te debe y todo lo que le das.

Cómo pasar del Excel a fichas ordenadas, paso a paso

No tienes que hacerlo en un fin de semana. Un camino que funciona:

1. Limpia antes de mudar

Ordena la hoja por nombre y teléfono y busca duplicados. Cada cliente repetido que llevas al sistema nuevo es un problema que se muda contigo.

2. Separa filas por servicio

Si un cliente tiene dos antenas o dos ONU, crea dos filas. Una por cada punto donde llega tu señal.

3. Pon una fecha de vencimiento real a cada fila

No "paga a principios de mes", sino una fecha. Si hoy todos vencen el mismo día, está bien; si no, respeta la que ya tienen para no pelear con nadie.

4. Marca las excepciones de forma visible

El vecino que no paga porque te presta el techo para la antena, el familiar, el cliente con descuento. Que la excepción quede escrita en su ficha y no en la cabeza de alguien.

5. Revisa zona por zona

Toma una zona pequeña, compárala con lo que dice el router o la OLT, y corrige. Lo que no aparece en la red pero sí en la hoja suele ser gente que se fue y nunca se dio de baja.

Errores que salen caros

• Dar de baja al cliente en vez de la instalación. Pierdes el historial y, si vuelve, empiezas de cero.
• Un precio "de palabra". Si no está en la ficha, el día que cambie la persona de oficina el cliente va a pagar otra cosa.
• No registrar a qué equipo está conectado cada servicio. Cuando hay que cortar o revisar, el técnico adivina.
• Tener una sola fecha de corte para todos sin revisarla. Si 600 clientes vencen el mismo día, tu oficina colapsa ese día y está ociosa el resto del mes.

Prepago o postpago: decide y escríbelo

Algunos ISP cobran por adelantado; otros, al final del mes de servicio. Los dos modelos funcionan, pero mezclarlos sin reglas no. Decide cuál aplica a cada instalación y que quede en su ficha. El día que tengas que explicar un corte, vas a agradecer poder decir "tu servicio estaba pagado hasta el 10" con la fecha en pantalla.

En resumen

• Lleva instalaciones, no solo personas: cada servicio con su plan, zona, precio y vencimiento.
• Un cliente con dos puntos son dos fichas, y cada una se cobra y se corta por su cuenta.
• Trata igual al abonado de TV y al de internet: mismas reglas de cobro y vencimiento.
• Limpia duplicados antes de mudarte y revisa zona por zona contra tu red.
• Escribe las excepciones y el modelo de cobro en la ficha, no en la memoria de nadie.

Ese orden se puede empezar hoy en una hoja bien armada. Pero cuando la ficha de la instalación también sabe a qué router u OLT está conectada, cuándo vence y cuándo le toca el corte, la hoja deja de hacer falta. Así está pensada la app para proveedores de internet de Control Máximo: un cliente puede tener varias instalaciones, de internet, de TV o de los dos, y cada una lleva su propio ciclo de pago.