Contratar bien: del candidato al primer mes sin perder hojas de vida

Se te fue el encargado de bodega y necesitas a alguien para el lunes. Publicas la plaza y en dos días te llegan 40 hojas de vida por WhatsApp, por correo y en papel. Revisas diez, entrevistas a tres y contratas al que te cayó mejor. Un mes después no funciona. Entonces recuerdas que hace tres meses aplicó alguien muy bueno para otra plaza. Buscas su hoja de vida en el teléfono y no la encuentras.

El proceso de contratación, en cinco etapas

No necesitas un departamento de reclutamiento. Necesitas un embudo simple, con pocas etapas, que se mantenga al día. Cinco bastan:

1. Recibido: llegó la hoja de vida.
2. Entrevista: pasó el primer filtro y se le citó.
3. Oferta: se le hizo una propuesta.
4. Contratado: aceptó y entra.
5. Descartado: no sigue, desde cualquier etapa.

Más etapas suenan profesionales, pero nadie las mantiene. Y un embudo que no se actualiza miente.

Una hoja de vida que no puedes encontrar dentro de tres meses es una hoja de vida que no recibiste.

Antes de publicar: define la plaza

Escribe en media página:

• Nombre del puesto, igual al que ya usas en tu negocio. Si ya tienes "Auxiliar de bodega", no publiques "Asistente de almacén".
• Área a la que pertenece.
• Cuántas plazas hay.
• Tres requisitos indispensables y tres deseables.
• Horario y turno.
• Rango de salario, aunque no lo publiques.

Esto te sirve para filtrar rápido: si no cumple los tres indispensables, se descarta sin entrevista.

Todas las hojas de vida en un solo lugar

Lo que sea que uses, que sea un solo lugar. Cada candidato con:

• Nombre, teléfono y correo.
• La plaza a la que aplicó.
• Su hoja de vida adjunta.
• La etapa en la que está.
• Notas de la entrevista.

Las notas de entrevista son datos personales: guárdalas donde no las vea cualquiera, y consulta qué exige la legislación de tu país sobre protección de datos.

La ventaja se nota la siguiente vez que abres una plaza. Antes de publicar, revisas los descartados buenos de la vez anterior. A veces el candidato que buscas ya aplicó.

La entrevista: mismas preguntas para todos

Pongamos el caso de Patricia, que tiene una cadena de dos cafeterías. Antes entrevistaba "conversando". Ahora hace las mismas cinco preguntas a todos los candidatos del mismo puesto y anota las respuestas. Comparar se volvió fácil y dejó de contratar solo por simpatía.

Algunas preguntas útiles:

• Cuéntame de un día difícil en tu trabajo anterior y qué hiciste.
• ¿Por qué dejaste tu último empleo?
• ¿Qué horario puedes cumplir de verdad?
• ¿Qué sabes hacer de este puesto y qué tendrías que aprender?

Evita preguntas sobre temas personales que no tienen que ver con el trabajo. En muchos países, además, están prohibidas.

De candidato a empleado sin volver a teclear

Cuando decides contratar, el error clásico es volver a capturar nombre, teléfono y correo en otra planilla. Así se pierden datos y se duplican personas. Lo ideal es que el candidato se convierta en empleado con sus datos ya cargados, y que la plaza se cierre sola cuando ya no faltan puestos por cubrir.

El primer día: el checklist de ingreso

Un buen proceso de contratación se arruina con un mal primer día. Ten una lista que se marca con quién y cuándo:

• Contrato firmado.
• Copia de su identificación en el expediente.
• Alta en el seguro social, según tu país.
• Inducción al puesto.
• Uniforme y equipo entregados.
• Acceso a los sistemas que va a usar.

El primer mes: las capacitaciones obligatorias

Hay cursos que no son opcionales: manipulación de alimentos, seguridad industrial, primeros auxilios, uso de montacargas. Muchos tienen vigencia: se vencen y hay que renovarlos. Para cada persona nueva, revisa:

• ¿Qué cursos son obligatorios para su puesto?
• ¿Cuáles ya trae vigentes de su trabajo anterior?
• ¿Cuáles tiene que llevar en su primer mes?

Y para todo el equipo, cada lunes, una pregunta: ¿a quién se le vence algo este mes? Una certificación vencida en una inspección es tan grave como no tenerla. Cuando la capacitación es en grupo, anótala a todos los asistentes de una vez, no uno por uno.

Números que conviene medir

• Tiempo para cubrir una plaza: desde que se abre hasta que alguien entra.
• Candidatos por plaza y cuántos llegan a entrevista.
• Cuántos contratados siguen a los tres meses. Si muchos se van pronto, el problema está en la selección o en el primer mes.
• Capacitaciones vencidas o por vencer este mes.

En resumen

• Usa un embudo de cinco etapas y mantenlo al día.
• Define la plaza antes de publicar y guarda todas las hojas de vida en un solo lugar.
• Entrevista con las mismas preguntas y anota las respuestas.
• Convierte al candidato en empleado sin volver a teclear sus datos, y completa el checklist de ingreso.
• Controla las capacitaciones obligatorias y lo que se vence cada mes.

En la app de recursos humanos de Control Máximo las vacantes y los candidatos viven en una sola lista con su etapa y su hoja de vida, contratar convierte al candidato en empleado con un botón, el checklist de ingreso queda en su ficha y la pantalla de capacitaciones abre por lo que se vence y por quien nunca llevó un curso obligatorio.