Llamadas de atención por escrito: disciplina justa y con constancia

Tu repartidor lleva nueve llegadas tarde este mes. Ya le dijiste tres veces que no puede seguir así. Un día pierdes la paciencia y decides terminar la relación laboral. Él dice que nunca le advertiste nada. Buscas pruebas y no hay: las tres advertencias fueron en el pasillo, sin testigos y sin papel. Lo que para ti era un historial claro, para cualquiera que lo revise es tu palabra contra la suya.

Por qué la disciplina tiene que quedar escrita

Nadie abre un negocio con ganas de amonestar a su gente. Pero cuando hay un problema de conducta que se repite, la forma en que lo manejas importa tanto como el problema mismo. Una llamada de atención por escrito sirve para:

• Que la persona entienda que es en serio. Lo que se dice en el pasillo se olvida.
• Ser justo con todos. Si a uno lo amonestas por algo y a otro no, el equipo lo nota.
• Tener constancia. Si la situación termina en un despido, necesitas demostrar que hubo advertencias previas. Qué se exige exactamente depende de la legislación laboral de tu país.

Lo que no está escrito, para efectos prácticos, no pasó.

La escala progresiva

La mayoría de los reglamentos internos usan una escala de menos a más. Una versión simple:

1. Llamada de atención verbal. Una conversación privada. Aunque sea verbal, anótala: fecha, motivo y qué se dijo.
2. Llamada de atención escrita. Un documento que describe el hecho, lo que se espera y las consecuencias si se repite. El empleado lo firma de recibido.
3. Suspensión. Uno o varios días sin trabajar. Si es con o sin goce de salario, y cuántos días se permiten, lo define la legislación laboral de tu país y tu reglamento.
4. Terminación. Cuando todo lo anterior no funcionó, o cuando la falta es grave.

No siempre hay que pasar por todos los escalones. Una falta grave, como un robo o una agresión, puede saltarse pasos, según tu ley y tu reglamento. Pero para faltas menores y repetidas, la escala protege a los dos lados.

Qué debe decir una llamada de atención escrita

Un buen documento es corto y concreto. Evita adjetivos y opiniones. Incluye:

• Fecha del documento.
• Hecho concreto: qué pasó y cuándo. "Llegó tarde 9 veces entre el 1 y el 30 de agosto, con un total de 142 minutos", no "es impuntual".
• La regla que incumple: el punto del reglamento o del contrato.
• Lo que se espera: "llegar dentro de la tolerancia de 10 minutos de su turno".
• Consecuencia si se repite: el siguiente paso de la escala.
• Espacio para la versión del empleado. Tiene derecho a explicar.
• Firmas: de quien amonesta, del empleado y, si se niega a firmar, de un testigo.

Los datos que te respaldan

Una llamada de atención por tardanzas sin el registro de asistencia es débil. Con el registro, es clara. Por eso la disciplina y el control de asistencia van juntos:

• Si el marcaje es automático, las tardanzas ya están contadas.
• Si la persona justificó alguna, ya está separada de las que no.
• Si hay constancias, están pegadas al día.

Así el documento no se basa en tu memoria, sino en datos que el empleado también puede revisar.

La ventana de doce meses

Imagina a Gloria, que tiene un comedor con 18 personas. Una empleada tuvo una amonestación escrita hace tres años. Este mes llegó tarde dos veces. ¿Pasa directo a suspensión?

Lo razonable es que no. La mayoría de los reglamentos cuentan las reincidencias en una ventana de tiempo, normalmente los últimos doce meses. Lo de hace tres años no pesa. Si cuentas "desde siempre", terminas sancionando por algo que ya nadie recuerda y que la persona ya corrigió.

Revisa cada caso con esta pregunta: ¿cuántas llamadas de atención tiene esta persona en el último año, y de qué tipo?

Errores comunes

• Amonestar en público. Humilla, genera resentimiento y rara vez corrige.
• Mezclar la llamada de atención con la evaluación de desempeño. Son cosas distintas. Si la amonestación queda escondida en un comentario de la evaluación, después nadie la encuentra.
• Esperar demasiado. Una llamada de atención tres semanas después del hecho pierde fuerza.
• No dar seguimiento. Si pusiste un plazo para mejorar, revísalo. Si mejoró, díselo.
• Guardar el papel en un cajón. Va al expediente del empleado, con fecha y firma.

La firma del empleado

La firma no significa que el empleado esté de acuerdo; significa que recibió el documento. Explícalo así para evitar la negativa. Si firma desde su propio acceso, en lugar de que alguien lo haga por él, la constancia vale más.

En resumen

• Toda llamada de atención queda escrita, incluso las verbales.
• Usa una escala progresiva: verbal, escrita, suspensión, terminación.
• El documento describe hechos concretos, la regla, lo esperado y la consecuencia.
• Respáldate con el registro de asistencia, no con la memoria.
• Cuenta reincidencias en los últimos doce meses y guarda todo en el expediente.

En la app de recursos humanos de Control Máximo cada llamada de atención, verbal, escrita o suspensión, queda en el expediente disciplinario con su motivo y su constancia, ves las reincidencias del último año por persona, y el empleado puede firmar de recibido desde su propio espacio.