Fiado y apartado: cómo vender a plazos sin perder dinero ni mercadería

Detrás del mostrador de muchas tiendas hay un cuaderno con la esquina doblada. En una página dice "Don Chepe, $45, cemento". En otra, "Lucía, vestido azul talla M, dejó $10". Algunas líneas están tachadas, otras tienen una flecha, y hay una que dice solo "el de la moto". El dueño asegura que se acuerda de todo. Hasta que un día no se acuerda.

El fiado y el apartado son dos formas de vender cuando el cliente no paga todo de una vez. Se parecen, pero no son lo mismo, y confundirlas es la forma más rápida de perder dinero y mercadería.

La diferencia que importa

• Fiado (crédito): el cliente se lleva el producto hoy y paga después, en uno o varios abonos. Tú asumes el riesgo de que no pague.
• Apartado: el cliente deja un anticipo, el producto se queda en la tienda, y se lo lleva cuando termina de pagar. El riesgo es que no vuelva y la mercadería quede congelada.

En el fiado, lo que está en riesgo es tu dinero. En el apartado, lo que está en riesgo es tu mercadería.

Por eso cada uno se controla distinto.

Parte 1: el fiado, sin cuaderno

Pongamos el caso de Hugo, que tiene una ferretería y les da crédito a varios maestros de obra. Es buen negocio: compran seguido y en volumen. Pero cuando el crédito vive en un cuaderno, pasan tres cosas:

1. Nadie sabe el total que se debe hoy.
2. Los abonos se anotan a veces sí y a veces no.
3. El cliente dice "yo ya le pagué eso" y no hay cómo demostrar lo contrario.

Reglas para fiar sin arrepentirte

• Cada venta al crédito es una factura, con fecha, productos y monto. No un renglón en el cuaderno.
• Cada abono se registra contra esa factura, con su recibo. El cliente se lleva su comprobante y tú el tuyo.
• Define un plazo para todos los créditos: 15 días, 30 días, lo que funcione en tu giro.
• Pon un tope por cliente y respétalo. Si no hay un número, cada semana se estira un poquito.
• No le fíes más a quien ya está atrasado. Suena obvio; en la práctica es lo que más se incumple.

Mira la antigüedad, no solo el total

Saber que te deben $1,200 no te dice mucho. Lo que importa es desde cuándo:

Lo de más de 60 días es lo que hay que cobrar hoy. Lo de 0 a 30 es crédito sano. En la app de Control Máximo para tiendas, las facturas al crédito llevan sus abonos, su estado y su mora, y en reportes tienes la antigüedad de saldos para ver quién te debe y desde cuándo. También puedes sacar el estado de cuenta de un cliente en PDF para mandárselo.

Cómo cobrar sin pelear

• Manda el estado de cuenta antes de que venza, no después.
• Cobra con números, no con recuerdos: "tienes estas tres facturas, suman $400".
• Ofrece abonos si el cliente no puede pagar todo, pero regístralos.

Parte 2: el apartado, sin mercadería perdida

Ahora imagina a Valeria, que tiene una boutique. En temporada de fiestas, la mitad de sus clientas aparta: dejan $20 de un vestido de $80 y prometen volver. Valeria guarda el vestido debajo del mostrador con un papelito.

El problema llega a fin de mes: hay doce bolsas guardadas, cuatro papelitos se perdieron, dos clientas no volvieron nunca y un vestido apartado se vendió por error a otra persona.

Reglas para apartar con orden

1. Registra el apartado con cliente, producto, precio y anticipo. Nada de papelitos.
2. Separa el producto del stock disponible. Si está apartado, no debe aparecer como disponible para vender.
3. Pon una fecha límite. Un mes es lo más común; tú decides.
4. Cada abono queda registrado con su recibo.
5. No se entrega mientras se deba. Sin excepciones "porque es de confianza".
6. Revisa los vencidos cada semana y decide: se llama a la clienta, se da una prórroga o se libera el producto según tus reglas.

En la app, los apartados funcionan así: separan el stock, llevan sus abonos como pagos normales, te avisan de los que ya pasaron su fecha y no dejan entregar el producto mientras haya saldo pendiente.

Qué hacer con el anticipo si no vuelve

Esta es la pregunta que genera más pleitos. Decide la regla antes, escríbela en el comprobante y dila al momento de apartar. Por ejemplo: "si no completas el pago en 30 días, el anticipo queda como saldo a favor para otra compra". Revisa lo que aplica según la ley de tu país.

Errores comunes en los dos casos

• Fiar o apartar "de palabra" porque había fila.
• No dar comprobante del abono.
• Dejar que un crédito o un apartado vencido se quede así meses.
• Mezclar el fiado con el apartado en el mismo cuaderno.

En resumen

• Fiado: el cliente se lleva el producto; apartado: el producto se queda en la tienda.
• Cada crédito es una factura y cada abono lleva recibo.
• Revisa la antigüedad de saldos y cobra primero lo más viejo.
• Lo apartado sale del stock disponible y no se entrega mientras se deba.
• Pon fechas límite y define qué pasa con el anticipo antes de que haga falta.

Si todavía cargas el cuaderno de fiados, la app para tiendas de Control Máximo lleva las cuentas por cobrar con abonos y los apartados con su stock separado, para que sepas quién te debe, cuánto y qué mercadería está esperando dueño.