Mínimos, máximos y traslados: reponer sin comprar de más

Imagina a Patricia, que tiene dos farmacias en la misma ciudad. En la sucursal del centro se acabó el suero oral y hay clientes preguntando. En la de la colonia hay dos cajas llenas que casi no se mueven. Patricia no lo sabe, así que le pide más al proveedor. Tres días después, tiene suero de sobra en las dos tiendas y la cuenta del proveedor más alta de lo necesario.

Con una sola tienda, el problema de reponer es cuándo pedir. Con dos o más, aparece otro: de dónde sacar. Muchas veces la respuesta no es comprar, sino mover.

Mínimo y máximo: los dos números de cada producto

Casi todos conocen el mínimo: la cantidad por debajo de la cual hay que reponer. Pocos usan el máximo, y es el que más dinero te ahorra.

• Mínimo: "cuando llegue aquí, repongo". Te protege de quedarte sin producto.
• Máximo: "nunca tengo más de esto". Te protege de enterrar dinero en el estante.

La cantidad a pedir sale sola: máximo menos lo que tienes. Ejemplo ilustrativo: el mínimo del alcohol en gel es 10 y el máximo es 40. Hoy hay 8. Pides 32, no "una caja grande porque salía más barato".

El mínimo evita que pierdas ventas. El máximo evita que pierdas liquidez. Necesitas los dos.

Cómo poner mínimos y máximos sin volverte loco

No hace falta calcularlos para los 3,000 productos el primer día. Hazlo por grupos:

1. Empieza por lo que más vendes. Tus 50 productos principales explican buena parte de la venta.
2. Mira cuánto vendes en una semana normal de cada uno.
3. Mínimo: lo que vendes mientras llega el pedido, más un colchón.
4. Máximo: lo que vendes entre un pedido y el siguiente, más el mínimo.
5. Revísalos cada temporada. En diciembre la boutique vende el triple de lo que vende en febrero; los números no pueden ser los mismos todo el año.

Lo que no se vende casi nunca puede tener mínimo cero: se pide cuando un cliente lo encarga.

Que el sistema te avise, no tu memoria

Tener los números en una hoja no sirve si nadie la mira. Lo útil es que el inventario te marque solo lo que está bajo mínimo antes de que un cliente te lo pida.

En la app de Control Máximo para tiendas, cada producto lleva su stock mínimo y su máximo, y el inventario te señala lo que ya está por debajo. Desde esa lista puedes marcar lo que falta y generar una solicitud de compra con el borrador ya armado, para solo revisarla y mandarla a aprobar.

Antes de comprar, mira las otras sucursales

Aquí está la parte que resuelve el problema de Patricia. Cuando un producto baja del mínimo en una sucursal, la primera pregunta no es "¿a quién le compro?", sino "¿dónde me sobra?".

Para responderla necesitas ver el stock de todas tus tiendas en una sola pantalla:

Con esa tabla, Patricia hace dos traslados y no compra nada: suero de la colonia al centro, y alcohol en gel del centro a la colonia. La app tiene esa vista de dónde está cada producto por sucursal, junto con los traslados.

Cómo hacer un traslado que no descuadre

Un traslado mal hecho descuadra dos inventarios a la vez. Reglas básicas:

• Siempre queda registrado: qué producto, cuánto, de dónde a dónde, quién lo mandó.
• Sale de una y entra en la otra en el mismo movimiento. Nada de "lo rebajo hoy y lo sumo cuando llegue".
• Quien recibe cuenta y avisa si llegó algo distinto.
• No se traslada lo que no hay. Si el sistema dice que en la colonia hay 48 y en realidad hay 30, primero se cuenta.

En la app, el traslado descuenta de un lado y suma en el otro en una sola operación, y deja su línea en el kardex de las dos puntas. Si usas código de barras, también puedes armar el traslado escaneando lo que sale.

Errores comunes con varias sucursales

• Cada sucursal compra por su lado al mismo proveedor, a precios distintos.
• Traslados "de palabra" entre encargados, que nunca se registran.
• Los mismos mínimos para todas, aunque una venda el doble que la otra.
• La bodega central como cajón de sastre, sin máximo, llena de lo que nadie pidió.

Rutina semanal de reposición

1. Revisa la lista de productos bajo mínimo en cada sucursal.
2. Para cada uno, busca si sobra en otra tienda o en la bodega.
3. Haz primero los traslados.
4. Lo que no se resuelve moviendo, va a solicitud de compra, hasta el máximo.
5. Cada tres meses, ajusta mínimos y máximos según la venta real.

En resumen

• Cada producto necesita dos números: mínimo para no quedarte sin, máximo para no enterrar dinero.
• Pide la diferencia entre el máximo y lo que tienes, no "a ojo".
• Deja que el sistema te marque lo que está bajo mínimo.
• Con varias sucursales, trasladar antes de comprar.
• Todo traslado sale de un lado y entra en el otro en el mismo registro.

Si ya tienes más de una tienda, la app para tiendas de Control Máximo te muestra el stock de todas tus sucursales en un solo panel, te marca lo que está bajo mínimo y registra cada traslado en las dos puntas.