Lotes, vencimientos y series: lo que tu farmacia no debe dejar al azar

Lunes por la mañana en una farmacia. Marta, la encargada, revisa el estante de jarabes y encuentra seis frascos vencidos desde hace tres semanas. Nadie los vendió, pero tampoco nadie los vio. Son $90 que se van a la basura, y lo peor es la pregunta que le queda dando vueltas: ¿habremos vendido alguno ya vencido?

En una farmacia, un minisúper o una distribuidora, la fecha de vencimiento no es un detalle. Y en una tienda de electrónica o de herramientas, el número de serie tampoco. Las dos cosas resuelven el mismo problema: saber exactamente qué unidad tienes, de dónde vino y a dónde fue.

Lote y serie no son lo mismo

Conviene tenerlo claro antes de empezar:

• Lote: un grupo de unidades que se fabricaron juntas y comparten fecha de vencimiento. Cien cajas de acetaminofén del mismo lote vencen el mismo día. Se controla por grupo.
• Serie: un número único para una sola pieza. Cada taladro, cada celular, cada motor tiene el suyo. Se controla pieza por pieza.

Regla práctica: si el producto caduca, piensa en lotes. Si el producto es caro y tiene garantía, piensa en series.

Parte 1: lotes y vencimientos

Registra el lote al recibir, no después

El momento de capturar el lote y su fecha es cuando la mercadería entra. Después ya se mezcló en el estante y es imposible separar.

1. Al recibir, revisa la fecha de vencimiento de cada lote.
2. Rechaza o anota lo que venga con fecha demasiado corta.
3. Registra el lote y su fecha en el sistema en ese mismo momento.

Primero sale lo que primero vence

El famoso PEPS (primero en entrar, primero en salir) en realidad debería ser "primero en vencer, primero en salir". Al acomodar:

• Pon lo que vence antes adelante en el estante.
• Lo nuevo va atrás, aunque sea más cómodo ponerlo adelante.
• Revisa que el lote que llega no venza antes que el que ya tenías (pasa más de lo que crees).

Mira los vencimientos antes de que sean merma

Aquí está el cambio de hábito más útil: una vez por semana, revisa la lista de lo que vence en los próximos 30 días. No la de lo que ya venció: la de lo que está por vencer.

¿Por qué 30 días? Porque con un mes de margen todavía puedes hacer algo:

• Rematarlo con una promoción.
• Devolverlo al proveedor, si tu acuerdo lo permite.
• Trasladarlo a la sucursal donde se vende más rápido.

La app de Control Máximo para tiendas tiene una pantalla de vencimientos que responde justo eso: qué se vence pronto, ordenado por fecha, con lo más urgente arriba. Y cuando algo ya venció, lo das de baja desde ahí y queda registrado como merma, con su costo.

Un producto vencido que se descubre a tiempo es una promoción. Uno que se descubre tarde es una pérdida.

Parte 2: números de serie

Ahora pongamos el caso de Andrés, que tiene una tienda de herramientas eléctricas. Un cliente regresa con un taladro que no enciende y dice que lo compró ahí hace cuatro meses. No trae factura. ¿Es de verdad de la tienda? ¿Está en garantía?

Con series registradas, Andrés busca el número del taladro y sabe:

• De qué compra vino y a qué proveedor reclamarle.
• Cuándo se vendió y a quién, con su factura.
• Si todavía está dentro de la garantía.

Cómo empezar con series

1. Elige qué productos llevan serie. No todos: solo los caros, los que tienen garantía o los que te exige la ley de tu país.
2. Escanea la serie de cada unidad al recibirla. Si el producto lleva serie, no debería entrar al inventario sin ella.
3. Etiqueta cada pieza si el número de fábrica es difícil de leer.
4. Escanea la serie al vender. Así la venta queda amarrada a esa pieza exacta y a ese cliente.

Errores comunes con series

• Registrar series "después" en un Excel aparte. Se desfasa en una semana.
• Vender sin escanear la serie "porque había fila". Esa venta queda sin rastro.
• Contar dos veces la misma pieza en un inventario. Con series, cada número es una sola unidad; el sistema lo sabe.

Qué te piden y qué te conviene

En algunos giros, como farmacias y distribuidoras de ciertos productos, el control de lotes puede ser una exigencia legal. Revisa lo que aplica según la ley de tu país. Pero aunque no te lo exijan, te conviene: te protege ante un reclamo, te ahorra mermas y te da argumentos con el proveedor.

Checklist semanal

• Revisar lo que vence en los próximos 30 días.
• Mover al frente lo que vence antes.
• Decidir qué se remata, qué se devuelve y qué se traslada.
• Dar de baja lo ya vencido, registrándolo como merma.
• Verificar que todo lo recibido con serie tenga su número registrado.

En resumen

• Lote es para lo que caduca; serie es para piezas únicas con garantía.
• El lote y la serie se capturan al recibir, nunca después.
• Revisa cada semana lo que vence en 30 días, no solo lo que ya venció.
• Escanear la serie al vender te permite responder cualquier reclamo de garantía.
• Lo que se vence y se da de baja debe quedar como merma, con su costo.

Si tu tienda maneja medicinas, alimentos o equipos con garantía, la app para tiendas de Control Máximo lleva la lista de vencimientos en el inventario y, en el plan que incluye el módulo de código de barras, el control de series y lotes hasta el nombre del comprador.